Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Πατρών συστήθηκε στο πλαίσιο της Συμπλήρωσης του Οργανισμού των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Πατρών (π.δ. 63/1999,Α΄71) για τη μεταβατική περίοδο έως και τη σύσταση του Οργανισμού του Ιδρύματος (ΦΕΚ 630/17.2.2021).
Κανονισμός Λειτουργίας Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου (2022)
Κώδικας Δεοντολογίας Εσωτερικών Ελεγκτών
Το Τμήμα είναι αρμόδιο για:
- α) την αξιολόγηση της επάρκειας και της καταλληλότητας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου στις διοικητικές υπηρεσίες, καθώς και στις ακαδημαϊκές, ερευνητικές και λοιπές δομές και μονάδες του Α.Ε.Ι.
- β) την σύνταξη εγχειριδίων εσωτερικού ελέγχου (έχει συνταχθεί και εγκριθεί το Εγχειρίδιο Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Πατρών, με αρ. Πρωτ. 73381/5-10-2023)
- γ) την αξιολόγηση της λειτουργίας και των δραστηριοτήτων του Α.Ε.Ι. βάσει της αρχής της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και της διαφάνειας
- δ) την αξιολόγηση των διαδικασιών σχεδιασμού, της εκτέλεσης και της αξιολόγησης των λειτουργιών και των προγραμμάτων
- ε) την διασφάλιση της ορθής, αποτελεσματικής και ασφαλούς διαχείρισης και χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων του Α.Ε.Ι.
- στ) την κατάρτιση προγράμματος εσωτερικών ελέγχων των διοικητικών, ακαδημαϊκών, ερευνητικών και υπηρεσιακών μονάδων και δομών του Α.Ε.Ι., λαμβάνοντας υπόψη τον στρατηγικό σχεδιασμό του Α.Ε.Ι.
- ζ) την διενέργεια προγραμματισμένων και έκτακτων ελέγχων στις διοικητικές υπηρεσίες, στις ακαδημαϊκές, ερευνητικές και λοιπές δομές και μονάδες του Α.Ε.Ι. και την κατάρτιση των εκθέσεων ελέγχου
- η) την υποβολή περιοδικής αναφοράς προς τον Πρύτανη και το Συμβούλιο Διοίκησης σχετικά με τη συμμόρφωση των υπηρεσιών με τις προτάσεις των εσωτερικών ελέγχων
- θ) την σύνταξη ετήσιας έκθεσης, στην οποία καταγράφονται οι δραστηριότητες και τα αποτελέσματα του εσωτερικού ελέγχου, η πρόοδος υλοποίησης των προτάσεων αυτού, οι υπολειμματικοί κίνδυνοι και η αξιολόγησή τους, λόγω της μη υλοποίησης διορθωτικών ενεργειών. Η ετήσια έκθεση συνοδεύεται από Γνώμη που υποβάλλεται στον Πρύτανη, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 13 του ν.4795/2021
- ι) τον έλεγχο εφαρμογής και συμμόρφωσης με το εξωτερικό και εσωτερικό κανονιστικό πλαίσιο του Ιδρύματος, καθώς και τον έλεγχο της ορθής εφαρμογής των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού
του κάθε φορέα ή οντότητας που υπάγεται στον έλεγχο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, της διενέργειας των δαπανών και της διαχείρισης της ακίνητης, κινητής και διανοητικής περιουσίας του Α.Ε.Ι., με στόχο τον εντοπισμό φαινομένων κακοδιοίκησης και κακοδιαχείρισης, κατάχρησης, σπατάλης ή απάτης και την ανάπτυξη δικλίδων για την αποτροπή τους στο μέλλον - ια) την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών προς τις υπηρεσίες, δομές και μονάδες του Α.Ε.Ι.
- ιβ) την παροχή συμβουλευτικών έργων επί του συνόλου των υπηρεσιών, δομών και μονάδων του Α.Ε.Ι. με στόχο τη βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητάς τους, της διαχείρισης κινδύνων
(risk assessment) που απειλούν την επίτευξη των στόχων των επιμέρους υπηρεσιών του Α.Ε.Ι. και των διαδικασιών ενδογενούς ελέγχου (internal control), - ιγ) την παρακολούθηση, αξιολόγηση και επιβεβαίωση των διορθωτικών ή βελτιωτικών ενεργειών που πραγματοποιούνται από κάθε υπηρεσία, δομή, μονάδα του Α.Ε.Ι. σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου, μέχρι την οριστική υλοποίησή τους (έχει συνταχθεί και εκδοθεί η προτεινόμενη Δομή του Συστήματος Παρακολούθησης Συστάσεων /προτάσεων εσωτερικού ελέγχου, με αρ.Πρωτ. 43139/09.06.2023)
Αποστολή και στόχοι
Σύμφωνα με το ν.4795/2021, η αποστολή του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου είναι να παρέχει εύλογη διαβεβαίωση για την υποστήριξη του Πανεπιστημίου Πατρών στην επίτευξη των στρατηγικών του στόχων αναφορικά με:
- την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των επιχειρησιακών του λειτουργιών,
- την αξιοπιστία των οικονομικών και λοιπών αναφορών,
- τη συμμόρφωση με τους νόμους, τους κανονισμούς και τις πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του.
Περιλαμβάνει τον έλεγχο και την αξιολόγηση της επάρκειας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Πατρών και προτείνει βελτιωτικές ενέργειες:
- για το σύνολο των λειτουργιών και διαδικασιών,
- για τη διαχείριση των κινδύνων, των δικλίδων ελέγχου/ασφαλείας και για τη λήψη μέτρων όπου απαιτούνται,
- για τη διασφάλιση της ορθής, αποτελεσματικής και ασφαλούς διαχείρισης και χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων καθώς και
- για την αξιολόγηση της λειτουργίας, των δραστηριοτήτων και των προγραμμάτων του Πανεπιστημίου Πατρών βάσει των αρχών χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
Αρμοδιότητες
Διαβεβαιωτικές δραστηριότητες:
Βάσει του ν. 4795/2021, το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου:
- σχεδιάζει και διενεργεί ελέγχους βάσει της αξιολόγησης/ιεράρχησης των κινδύνων που απειλούν τη λειτουργία του.
- ενημερώνει τον Πρύτανη για θέματα διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και της λειτουργίας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου σχετικά με τις εξελίξεις (νομοθετικές, στρατηγικές, επιχειρησιακές κ.λπ.)
- ελέγχει και αξιολογεί α) τη λειτουργία του Πανεπιστημίου Πατρών βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, β) τις διαδικασίες κατάρτισης των οικονομικών και μη αναφορών, γ) τις διαδικασίες σχεδιασμού και εκτέλεσης των λειτουργιών και προγραμμάτων, δ) την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας των πληροφοριακών συστημάτων για την επίτευξη των στόχων του Πανεπιστημίου, ε) τη συμμόρφωση του Ιδρύματος προς την ισχύουσα νομοθεσία, τους κανονισμούς και τις πολιτικές.
- συντάσσει και υποβάλλει στον Πρύτανη το Ετήσιο Πλάνο Εργασιών, τις προσωρινές και τελικές εκθέσεις των έργων που υλοποιούνται καθώς και την Ετήσια Έκθεση με Γνώμη.
- παρακολουθεί, αξιολογεί και επιβεβαιώνει τις διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες που υλοποιούνται από τις υπηρεσίες του Πανεπιστημίου σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου (follow up).
- θεσπίζει και υλοποιεί Πρόγραμμα Αξιολόγησης και Βελτίωσης Ποιότητας του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου που περιλαμβάνει διαρκείς εσωτερικές αξιολογήσεις καθώς και την εξωτερική αξιολόγηση της λειτουργίας του Τμήματος.
Συμβουλευτικές υπηρεσίες:
Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες – είτε ως αρωγή στον επικεφαλής του Ιδρύματος είτε στο πλαίσιο του Ετήσιου Προγράμματος εργασιών με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας του Ιδρύματος.
Ανεξαρτησία και Αντικειμενικότητα:
Στο πλαίσιο της οργάνωσης και στελέχωσης του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου τηρούνται οι αρχές της ανεξαρτησίας και αμεροληψίας.
Πρότυπα:
Το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου οφείλει να λαμβάνει υπόψη του α) τα γενικώς αποδεκτά «Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου», του Συμβουλίου των Προτύπων Εσωτερικού Ελέγχου (Institute of Internal Auditors-I.I.A.), καθώς και β) το πλαίσιο Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου και τις καλές πρακτικές της Επιτροπής C.O.S.O και του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών.
Συνεργασίες με άλλους φορείς:
Στο πλαίσιο του σχεδιασμού, της ανάπτυξης και του συντονισμού της ελεγκτικής δράσης του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, υπεγράφη Μνημόνιο Συνεργασίας με την Εθνική Αρχή Διαφάνειας με στόχο την ενίσχυση της βιωσιμότητας και αειφορίας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Πατρών με την ανάπτυξη προτύπων, μεθοδολογιών και εργαλείων εσωτερικού ελέγχου, την παρακολούθηση και αξιολόγηση της δράσης του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και την υποβολή προτάσεων για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων κατά τη διαδικασία αξιολόγησης.
Μεταξύ του Πανεπιστημίου Πατρών και του Ινστιτούτου Κατά της Απάτης που αποτελεί το Παράρτημα Ελλάδας του Association of Certified Fraud Examiners (https://acfe.gr/ ) έχει υπογραφεί Μνημόνιο Συνεργασίας που σκοπεύει στην από κοινού ενίσχυση και τη διάχυση της γνώσης, της ανταλλαγής εμπειριών και της μεταφοράς τεχνογνωσίας που άπτονται του εντοπισμού, της πρόληψης και της καταπολέμησης της απάτης.
Υπεύθυνη
- Μαρία Κότσαρη, Προϊσταμένη